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Procédures de dépôt

Pré-publications, publications : comment déposer ?


a. Vous désirez faire le dépôt vous-même :

Sur l'interface d'accueil de HAL,
il faut d'abord s'inscrire comme auteur. Vous pourrez par la suite vous identifier avec votre adresse électronique complète, et le mot de passe que vous aurez choisi.

ATTENTION ! Votre adresse d'auteur doit impérativement mentionner l'ENS Rennes (identifiant structure 247362) pour que l'article puisse être récupéré de façon automatique dans la collection HAL ENS Rennes.
Vous pouvez ensuite déposer votre article. Vous devez rentrer un certain nombre d'informations telles que :

  • type de document (pré-publication, articles dans des revues, communication dans un congrès, proceedings,...)
  • titre
  • résumé
  • mots-clés
  • domaine et sous-domaines disciplinaire
  • auteur(s)
  • projets ANR, européens

Vous pouvez déposer différents formats de fichiers.
Une fois votre dépôt validé, celui-ci alimentera automatiquement la collection HAL-ENS Rennes.

Notez que HAL est un serveur d'auto-archivage avec ses règles propres, distinctes de celles d'un serveur de prépublications. Le dépôt des fichiers est définitif, mais on peut déposer plusieurs versions d'un même article.


b. Nous pouvons faire le dépôt pour vous :   

La bibliothèque vous propose un service d'aide aux dépôts de vos pré-publications et publications.
Ainsi, si vous souhaitez nous déléguer ce travail d'archivage et de dépôt électronique, merci de nous faire parvenir
vos fichiers (en format PDF de préférence) à l’adresse : biblio@ens-rennes.fr .
Afin de nous permettre de référencer vos documents avec les métadonnées adéquates, merci de nous communiquer toutes les informations nécessaires (surtout si elles ne figurent pas sur le fichier), en particulier : les mots-clés, le résumé, le domaine et sous-domaine disciplinaire.

Dans le cadre d'un dépôt de texte intégral avec durée d’embargo, merci de nous préciser le délai d’embargo à appliquer (voir aussi rubrique Aspects juridiques).

Publications et référencement

Saisie des références bibliographiques dans HAL
Cas 1 : vous avez déjà déposé la prépublication dans HAL. Il faudra saisir les références bibliographiques de l'article une fois qu'il est publié. 
Si vous ne pouvez pas le faire, merci de nous le signaler, nous nous en chargerons.
Cas 2
 : vous n'avez pas déposé la prépublication dans HAL. 
Soit vous saisissez la référence de l'article et vous déposez à ce moment également le texte intégral.
 
Soit vous décidez de ne saisir que
 la référence bibliographique ou vous nous demanderez de le faire en nous signalant par email les références de l'article publié.



Les affiliations dans les articles : importantes pour la veille documentaire
Une affiliation scientifique décrit le lien entre l’auteur et l’organisme où a été effectué le travail : organisme financeur et organisme d’appartenance. L'affiliation permet d'identifier clairement l'institution et l'équipe où vous travaillez.
Dans le cas d'études bibliométriques, le recensement des publications est réalisé de façon automatisée en faisant appel à des mots-clés, en interrogeant les bases de données telles que
 MathSciNet ou le Web of Science. C'est pourquoi il est nécessaire que les adresses citées dans les publications soient rédigées de façon homogène et que certains éléments apparaissent tout le temps.

Proposition de rédaction des adresses
 :

> Nom, prénom
> tutelle 1 : Laboratoire

> tutelle 2 : ENS Rennes – Ecole normale supérieure de Rennes

> tutelle 3 : UBL
> adresse postale de l'ENS (ou du laboratoire)

Vous trouverez ici les recommandations de la direction de la recherche de l'ENS quant à la signature des publications.

 

Précisions terminologiques

Le preprint (ou pré-publication) correspond à la première ébauche de l'article. Il s'agit de la version initiale qui va être soumise au comité de lecture.

Le postprint (ou post-publication) correspond au manuscrit auteur de la version définitive de l’article accepté pour publication, avec les modifications apportées par le comité de lecture, mais sans la mise en forme typographique de l’éditeur.

La version of record (ou PDF éditeur) correspond à la version finale de l'article. Celle-ci comporte la mise en page et le copyright de l'éditeur scientifique (soumise à un embargo éventuel)

Contacts : Sébastien Normand

Mise à jour le 5 octobre 2016